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二八法則:用百分之二十的付出,贏得百分之八十的收益

現實世界中,只要你用心體會,就會發現許多八十/二十定律。

比如:

百分之二十的重刑犯所犯的案件,占所有罪案的百分之八十;

百分之二十粗心大意的司機,造成百分之八十的交通事故;

百分之二十的產品或客戶,涵蓋了全公司百分之八十的營業額;

占公司人數百分之二十的業務員,所創造的營業額占總營業額的百分之八十;

與會人數百分之二十的人所發的言,占全部發言的百分之八十;

百分之二十的地毯面積有百分之八十的磨損;

百分之八十的時間裡,你只穿你所有衣服的百分之二十。

也就是說,重要的東西通常只占了很小一部分,比例經常是八十/二十。所以,你只要集中精力處理工作中比較重要的百分之二十,就幾乎可以解決百分之八十的工作量,這就是著名的二八法則。

在職場中,「二八法則」之所以得到推崇,就在於其「有所為,有所不為」的精神。要把握好「二八法則」,首先要弄清那重要的百分之二十到底是哪些,好將注意力集中到這百分之二十,採取更有效的措施,確保在這些重要部分取得重點突破,進而才能帶動全面,獲得整體的進步。

二八法則專家理查‧柯克(Richard Koch)認為:「凡是洞悉二八法則的人,都會從中受益匪淺,有的甚至會因此改變命運。」

一個價值五萬美金的建議

生活是複雜的,每個人都有喜怒哀樂,都要面對親朋好友,也都忍受著無窮的瑣事干擾,所以想要完全迴避這些問題是不現實的。但對一個注重效率的人來說,你必須忙於要事,也就是要懂得分清事情的主次——知道哪些是必需做的,哪些是不需要做的,哪些事只要關照一下就好,哪些事可以乾脆放棄……這樣才能在最重要的事情上投入最充足的時間和精力。

某鋼鐵公司總裁向效率專家艾維請教「更高效率」的做事方法。艾維聲稱可以在十分鐘內就給總裁一樣東西,這東西能為公司提高百分之五十的業績,說完他就遞給總裁一張白紙說:「請在這張紙上寫下明天要做的六件最重要的事。」

總裁用了五分鐘寫完。艾維望了總裁一眼,接著說:「現在,請用數字標明每件事情對於你和公司的重要性順序。」

這又花了五分鐘。艾維說:「好了,請把這張紙放進口袋,明天早上第一件事就是把紙條拿出來,開始做第一項最重要的事。其他的都不要看,只能做第一項,直至完成為止。然後繼續進行第二項、第三項……直到你下班。如果一直到下班為止你只做完第一件事,那也不要緊,因為你總是在做最重要的事情。」

艾維最後說:「每一天都要這樣做——你剛才也看見了,從列出待辦事項到安排重要順序,你只用了十分鐘時間——等你對這個方法的價值深信不疑之後,就請公司每個員工都這樣做。這個試驗你愛做多久就做多久,等到你覺得有用再寄支票給我,你認為值多少就給我多少。」

一個月之後,總裁寄給艾維一張五萬美元的支票,還有一封信。信上說,那是他一生中最有價值的一堂課。五年之後,這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。艾維所提出的方法功不可沒。

這個辦法同樣適用於我們的日常工作。想要掌握正確的工作方法,提高工作效率,我們就要堅持將要事擺第一,分清楚各項事務的輕、重、緩、急,將主要精力集中在最重要的事情上。

每個人每天面對的事情,按照輕重緩急程度,大致都可以分為四個層次:

重要而且緊迫的事情

這類事情不僅是最重要的,而且是當務之急。可能是實現事業目標的關鍵環節,或者和生活息息相關,所以比其他任何一件事情都值得優先去做。只有這類事情都得到合理的解決,才有可能順利地進行別的工作。

重要但不緊迫的事情

這類事情的解決,端看我們是否足夠主動積極。從處理這類事情的結果好壞,就可以看出一個人對事業目標和達成進度的判斷能力。因為生活中大多數真正重要的事情都不一定是緊急的,比如:讀幾本有用的書、休閒娛樂、培養感情、節制飲食、鍛鍊身體……等,這些事情重要嗎?當然重要,這可能會影響我們的健康、事業還有家庭關係。但這些事急迫嗎?答案是不。所以很多時候這些事情很容易被拖延,並且似乎還可以一直拖延下去,直到我們終於開始後悔當初為什麼沒有及早重視,著手解決。

緊迫但不重要的事情

緊迫但不重要的事情在生活中十分常見。例如:本來你已經盥洗完畢準備休息,好養足精神隔天按照計畫去圖書館看書。忽然電話響起,朋友邀你現在出去喝茶聊天。這時你就是沒有足夠的勇氣拒絕他們,因為你不想讓朋友們失望。於是你去了,直到次日清晨才回家。接下來這一整天,你根本就頭腦發脹昏沉沉。就這樣,你被別人牽著鼻子走,而你認為重要的事情,卻一樣都做不到。

既不緊迫又不重要的事情

這樣的事情在我們生活中出現的機會很多,完成這些事或許有一點價值,但如果我們毫無節制地沉溺於此,就等於浪費了大量寶貴的時間。比如:每天吃完飯就習慣性地坐下看電視,卻根本不知道想看什麼,只是被動地接受電視所發出的資訊。說不定看完電視後,還經常覺得不如去讀幾本書,或是去散步跑步健身一下。如果是這樣,做這些事就等於在浪費時間。其實只要稍微注意一下,我們花在電視上的時間經常都是被浪費掉的。

按照上述分類,我們可以將重要而且緊迫的事情定為A類;重要但不緊迫的事情定為B類;緊迫但不重要的事情定為C類;既不緊迫又不重要的事情定為D類。實際工作時,先做分類為A的事情。因為,只有這一類事情完成得越多,才代表工作效率越高。

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